Você já imaginou como é perigoso utilizar o e-mail corporativo para assuntos pessoais? Pois é, em tempos de espionagem, nada melhor do que garantir a integridade da empresa que você trabalha utilizando o e-mail, somente, para assuntos corporativos.
O jornalista Max Miliano Mello, do Jornal do Commercio do Rio de Janeiro, elaborou a matéria "E-mail: Cuidados para o mocinho não virar vilão", explicando o que as grandes corporações e chefes de gestão de recursos humanos fazem para monitorar a rede interna da empresa.
A matéria foi publicada no dia 26 de novembro, terça-feira, no Caderno 2 do Jornal do Commercio do Rio de Janeiro. Ficou curioso? Então confira a matéria, na integra, no texto abaixo!
E-MAIL: Cuidados para o mocinho não virar vilão
Em tempos de espionagem na grande rede, atenção com o uso correto do correio eletrônico é imperativo nas corporações, evitando ainda problemas organizacionais
Em se tratando de e-mail, todo cuidado é pouco. A ferramenta que
há décadas ajuda a encurtar distâncias acelerar processos se tornou essencial para
praticamente todas as formas de trabalho. Seu caráter permanente, pois sempre
há uma cópia salva em algum lugar, e sua fácil reprodução, entretanto, tornaram-na
um ponto de perigo nas empresas, uma vez que problemas organizacionais, de
recursos humanos (RH) e até mesmo espionagem tem como porta de entrada as contas
de correio eletrônico corporativas. Monitoramento preventivo e investimento em soluções
de segurança podem garantir o controle do fluxo de informações, garantem
especialistas em tecnologia da informação (TI).
Antes polêmica, a decisão de monitorar o email corporativo de
seus funcionários já é aceita pela legislação brasileira e aplicada por cada
vez mais empresas. “Para não ser ilegal tudo deve estar em contrato. Recentemente,
houve um caso no qual o Tribunal Regional do Trabalho de São Paulo decidiu que o correio eletrônico fornecido como ferramenta de trabalho pertence
à empresa e não ao empregado”, explica a consultora em etiqueta profissional Janaina
Depiné, autora do site elegantessempre.com.br.
“Portanto, a empresa tem o direito de investigar o conteúdo e penalizar se mau
utilizado”, alerta.
Como o funcionário não está utilizando seu computador doméstico,
é comum, segundo os especialistas, que o cuidado com sites suspeitos, ou com conteúdos
que possam infectar o computador, seja menor. Por isso, é comum que as máquinas de empresas também sejam mais
sensíveis a portais maliciosos. “Hoje, muitas pessoas usam email para receber informações
comerciais e podem clicar no link que esteja carregando malware (software destinado a se infiltrar em um sistema
de computador alheio de forma ilícita) ou que leve para um site de phishing
(fraude eletrônica)”, conta gerente geral para Brasil e para América do Sul da
Return Path, Louis Bucciarelli. “É recomendado que todas as empresas adotem estratégias de monitorar o nível de abuso em
torno de suas marcas no ambiente do email e tracem planos para combater estes
abusos para que nenhuma mensagem de phishing chegue na caixa de entrada do
usuário”, completa.
Riscos
Para o líder da área de Riscos em TI da ICTS, especializadaem
consultoria e gestão de riscos de computação, Marco Ribeiro, a principal
indicação é que o monitoramento das contas de correio eletrônico seja feito por empresas externas. “De uma forma geral, é
indicado o uso de especialistas no assunto, pois dessa forma está garantida a
ausência de vínculos com funcionários e prestadores de serviço, além de usufruir de maiores bases de teste e modelos de situações de
risco”, afirma o executivo, destacando que a medida evita ainda vício de interpretação
de resultados.
Em tempos de escândalos de espionagem envolvendo companhias
brasileiras como vítimas, as ferramentas que mantenham as mensagens protegidas
de vazamento ganham ainda mais importância. “A proteção deve estender- se desde
os meios tecnológicos, como a criptografia de dados, até o uso prudente de
recursos, principalmente ao abrir arquivos de remetentes desconhecidos ou
utilizar de redes sem-fio públicas e desconhecidas”, conta Ribeiro, que lembra
ainda que o fator humano não deve ser ignorado. “Convém que, além de investimentos
e manutenção em sistemas e tecnologia, ocorram ações de conscientização, teste
e monitoramentoconstantes”, completa.
Mau uso
Gerente de recursos humanos da Componente Holding, Pedro Eduardo
Rodrigues conta que, na maioria dos casos, o problema não é externo, mas interno,
já que o maior erro dos funcionários das empresas é utilizarem as contas profissionais para assuntos pessoais, como
marcar e convidar os colegas para um churrasco, abrir uma reclamação de produto
ou serviço e no cadastro informar o email da empresa, entre outras situações. “Por ele o profissional se expressa com a
identidade da empresa, por isso deve ser utilizado com responsabilidade”,
completa. Quando isso acontece, o mau uso da ferramenta pode acabar gerando
consequências graves para o empregado, que incluem a demissão.
“Há um caso recente envolvendo a Nestlé que demitiu uma
funcionária por passar informações da empresa para outras pessoas usando o
email corporativo”, conta a consultora em etiqueta profissional Janaina Depiné.
“É importante lembrar que emails são documentos e provam, por exemplo, uma
injúria, calúnia ou difamação. Podem também revelar, como no caso acima, se um
funcionário está disseminando informações sigilosas da empresa, entre outros casos”, completa.
Para Janaina, nestes casos, o melhor método de prevenir problemas é criar uma
cultura positiva no uso das mensagens. “O maior cuidado deve ser o de criar um manual de regras e disseminá-lo”, afirma. “É
importante lembrar que a liderança tem o papel de propagar uma cultura. Assim,
se os dirigentes enviarem e-mails corretos e formais, a tendência é que os demais sigam o mesmo modelo”, completa.
O
site da Exame.Com publicou um vídeo com Minoru Ueda, autor do livro
"Competência emocional: quanto antes, melhor", que dá
dicas de como agradar o seu chefe sem incomodar os seus colegas de
trabalhado. Isso não parece muito fácil! Como não ser visto como o
"puxa-saco"? Como ser amado por todos os colegas de
trabalho, ou quase isso? Acesse o link abaixo e confira as dicas do
gestor!
