Publicação no Jornal do Commercio do Rio de Janeiro: Dicas de como usar o e-mail

Você já imaginou como é perigoso utilizar o e-mail corporativo para assuntos pessoais? Pois é, em tempos de espionagem, nada melhor do que garantir a integridade da empresa que você trabalha utilizando o e-mail, somente, para assuntos corporativos. 

O jornalista Max Miliano Mello, do Jornal do Commercio do Rio de Janeiro, elaborou a matéria "E-mail: Cuidados para o mocinho não virar vilão", explicando o que as grandes corporações e chefes de gestão de recursos humanos fazem para monitorar a rede interna da empresa.  

A matéria foi publicada no dia 26 de novembro, terça-feira, no Caderno 2 do Jornal do Commercio do Rio de Janeiro. Ficou curioso? Então confira a matéria, na integra, no texto abaixo!

E-MAIL: Cuidados para o mocinho não virar vilão

Em tempos de espionagem na grande rede, atenção com o uso correto do correio eletrônico é imperativo nas corporações, evitando ainda problemas organizacionais

Em se tratando de e-mail, todo cuidado é pouco. A ferramenta que há décadas ajuda a encurtar distâncias  acelerar processos se tornou essencial para praticamente todas as formas de trabalho. Seu caráter permanente, pois sempre há uma cópia salva em algum lugar, e sua fácil reprodução, entretanto, tornaram-na um ponto de perigo nas empresas, uma vez que problemas organizacionais, de recursos humanos (RH) e até mesmo espionagem tem como porta de entrada as contas de correio eletrônico corporativas. Monitoramento preventivo e investimento em soluções de segurança podem garantir o controle do fluxo de informações, garantem especialistas em tecnologia da informação (TI).

Antes polêmica, a decisão de monitorar o email corporativo de seus funcionários já é aceita pela legislação brasileira e aplicada por cada vez mais empresas. “Para não ser ilegal tudo deve estar em contrato. Recentemente, houve um caso no qual o Tribunal Regional do Trabalho de São Paulo decidiu que o correio eletrônico fornecido como ferramenta de trabalho pertence à empresa e não ao empregado”, explica a consultora em etiqueta profissional Janaina Depiné, autora do site elegantessempre.com.br. “Portanto, a empresa tem o direito de investigar o conteúdo e penalizar se mau utilizado”, alerta.

Como o funcionário não está utilizando seu computador doméstico, é comum, segundo os especialistas, que o cuidado com sites suspeitos, ou com conteúdos que possam infectar o computador, seja menor. Por isso, é comum que as máquinas de empresas também sejam mais sensíveis a portais maliciosos. “Hoje, muitas pessoas usam email para receber informações comerciais e podem clicar no link que esteja carregando malware (software destinado a se infiltrar em um sistema de computador alheio de forma ilícita) ou que leve para um site de phishing (fraude eletrônica)”, conta gerente geral para Brasil e para América do Sul da Return Path, Louis Bucciarelli. “É recomendado que todas as empresas adotem  estratégias de monitorar o nível de abuso em torno de suas marcas no ambiente do email e tracem planos para combater estes abusos para que nenhuma mensagem de phishing chegue na caixa de entrada do

usuário”, completa.

Riscos

Para o líder da área de Riscos em TI da ICTS, especializadaem consultoria e gestão de riscos de computação, Marco Ribeiro, a principal indicação é que o monitoramento das contas de correio eletrônico seja feito por empresas externas. “De uma forma geral, é indicado o uso de especialistas no assunto, pois dessa forma está garantida a ausência de vínculos com funcionários e prestadores de serviço, além de usufruir de maiores bases de teste e modelos de situações de risco”, afirma o executivo, destacando que a medida evita ainda vício de interpretação de resultados. 

Em tempos de escândalos de espionagem envolvendo companhias brasileiras como vítimas, as ferramentas que mantenham as mensagens protegidas de vazamento ganham ainda mais importância. “A proteção deve estender- se desde os meios tecnológicos, como a criptografia de dados, até o uso prudente de recursos, principalmente ao abrir arquivos de remetentes desconhecidos ou utilizar de redes sem-fio públicas e desconhecidas”, conta Ribeiro, que lembra ainda que o fator humano não deve ser ignorado. “Convém que, além de investimentos e manutenção em sistemas e tecnologia, ocorram ações de conscientização, teste e monitoramentoconstantes”, completa.

Mau uso

Gerente de recursos humanos da Componente Holding, Pedro Eduardo Rodrigues conta que, na maioria dos casos, o problema não é externo, mas interno, já que o maior erro dos funcionários das empresas é utilizarem as contas profissionais para assuntos pessoais, como marcar e convidar os colegas para um churrasco, abrir uma reclamação de produto ou serviço e no cadastro informar o email da empresa, entre outras situações. “Por ele o profissional se expressa com a identidade da empresa, por isso deve ser utilizado com responsabilidade”, completa. Quando isso acontece, o mau uso da ferramenta pode acabar gerando consequências graves para o empregado, que incluem a demissão.

“Há um caso recente envolvendo a Nestlé que demitiu uma funcionária por passar informações da empresa para outras pessoas usando o email corporativo”, conta a consultora em etiqueta profissional Janaina Depiné. “É importante lembrar que emails são documentos e provam, por exemplo, uma injúria, calúnia ou difamação. Podem também revelar, como no caso acima, se um funcionário está disseminando informações sigilosas da empresa, entre outros casos”, completa. Para Janaina, nestes casos, o melhor método de prevenir problemas é criar uma cultura positiva no uso das mensagens. “O maior cuidado deve ser o de criar um manual de regras e disseminá-lo”, afirma. “É importante lembrar que a liderança tem o papel de propagar uma cultura. Assim, se os dirigentes enviarem e-mails corretos e formais, a tendência é que os demais sigam o mesmo modelo”, completa.